Zásady pro ochranu osobních údajů Svět hub

Před registrací nebo zadáním objednávky se vyplatí projít části dokumentu podle toho, která otázka je podstatná:

• Vymezení působnosti pomůže určit, zda se zásady vztahují na návštěvu nebo používání platformy Svět hub.
• Části o osobních údajích a účelech jejich zpracování ukazují, kde hledat pravidla pro údaje související s používáním webu.
• Část o právech subjektu údajů se věnuje jejich uplatnění.

Při přechodu na externí službu je potřeba rozlišit, kterého webu se právě používaná pravidla týkají. Podobný název pražského coworkingového prostoru neznamená, že pro něj platí zásady platformy Svět hub.

Shrnutí pro uživatele (TL;DR)

Při příchodu na web má smysl projít nastavení souhlasů dřív, než se potvrdí volitelné soubory cookies. Základní funkce webu na souhlasu s analytickými a marketingovými soubory cookies nezávisí. Pro rychlou orientaci stačí oddělit údaje potřebné k provozu a vyřízení objednávky od těch, které se používají jen po udělení souhlasu.

• Osobní údaje se zpracovávají v rozsahu, v jakém je uživatel poskytne nebo v jakém jsou nezbytné k vyřízení objednávky a provozu webu. To je základní pravidlo pro posouzení, proč web určité údaje potřebuje.
• Nezbytné soubory cookies zajišťují základní funkčnost webu a používají se vždy. Jejich použití není podmíněno souhlasem s analytickými nebo marketingovými soubory cookies.
• Podle informací zveřejněných na webu Svět hub se analytické a marketingové soubory cookies používají výhradně se souhlasem uživatele. Pokud souhlas udělen není, tyto volitelné soubory cookies se nepoužívají. Udělený souhlas lze kdykoli jednoduše odvolat.

Při volbě v nastavení souhlasů je užitečné sledovat, ke které kategorii se rozhodnutí vztahuje.

Rozhodnutí o volitelných souborech cookies nemusí být trvalé. Pokud uživatel souhlas nejprve udělí a později si to rozmyslí, může jej odvolat a s dotazy se obrátit prostřednictvím formuláře Kontaktovat nás. Stejně tak není nutné souhlasit s analytickými a marketingovými soubory cookies jen proto, aby bylo možné pokračovat v používání základních funkcí webu. Při první návštěvě stačí věnovat pozornost tomu, co je nezbytné a co závisí na rozhodnutí uživatele.

Kdo jsme a na koho se tyto zásady vztahují

Podle zásad ochrany osobních údajů platformy Svět hub je správcem osobních údajů a provozovatelem společnost Green Plant s. r. o. Navazující podsekce uvádějí její identifikační a kontaktní údaje a upřesňují, jak se zásady vztahují na návštěvníky webu včetně jeho Hlavní stránky a na registrované uživatele.

Identifikace provozovatele a kontaktní údaje

Podle svých údajů provozuje platformu Svět hub společnost Green Plant s. r. o. Pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů uvádí tyto identifikační a kontaktní údaje:

• Společnost Green Plant s. r. o. sídlí na adrese Rudolfa Jašíka 159/10, 958 01 Partizánske.
• Pro dotazy k ochraně osobních údajů uvádí e-mail [email protected].
• Telefonní číslo pro tyto dotazy je +421 918 377 109.

Uvedené kontakty jsou určeny pro uživatele platformy Svět hub. Název společnosti a adresa sídla pomáhají určit, komu je dotaz adresován. E-mail lze použít, pokud je potřeba dotaz popsat písemně; telefon nabízí možnost položit jej přímo. V dotazu pomůže stručně uvést, že se týká osobních údajů na platformě Svět hub, a popsat, čeho se konkrétně týká. Do první zprávy není potřeba přidávat údaje, které s dotazem nesouvisejí.

Při hledání kontaktu k platformě Svět hub, třeba v souvislosti se stránkou Bonusy, se mohou v českém vyhledávači objevit také jiné projekty s podobným jménem nebo neoficiální profily. Podobnost názvu sama o sobě neříká, že jejich kontakty patří společnosti Green Plant s. r. o. Zpráva zaslaná na takový profil se nemusí dostat příjemci, kterému je určena. Před odesláním dotazu proto dává smysl porovnat název společnosti, e-mail a telefon s údaji, které pro Svět hub uvádí provozovatel. Kontakty jiného projektu nelze považovat za kontaktní místo pro dotazy uživatelů této platformy jen proto, že se jeho název podobá.

Rozsah platnosti pro návštěvníky a registrované uživatele

Zásady se týkají i člověka, který web pouze prohlíží. Bez založeného účtu nebo odeslaného formuláře může při návštěvě docházet ke zpracování provozních údajů. Rozsah zpracování se mění podle toho, zda návštěvník zůstane u prohlížení obsahu, nebo na webu podnikne další kroky.

• Při běžné návštěvě je podstatné zpracování údajů souvisejících s provozem webu. Návštěvník přitom nemusí nic sám vyplnit ani odeslat. Kterých konkrétních údajů se to týká, popisuje část věnovaná technickým a provozním údajům.
• Při registraci nebo objednávce přibývají údaje spojené s těmito kroky. Rozsah se proto může lišit i mezi registrovaným uživatelem, který si pouze prohlíží obsah, a člověkem, jehož objednávka se právě vyřizuje.

Podle zásad ochrany osobních údajů Svět hub provozovatel zpracovává údaje, které mu uživatel sám poskytne, i údaje získané v průběhu vyřizování jeho objednávky. Odeslání údajů při registraci nebo objednávce tedy není jedinou situací, kterou zásady pokrývají. Nelze ani předpokládat, že všechny údaje související s objednávkou pocházejí výhradně z toho, co uživatel přímo vyplnil.

Rozlišení těchto situací pomáhá určit, která část zásad je pro konkrétní návštěvu relevantní. Kdo jen čte obsah, například stránku Live casino, může se zaměřit na údaje vznikající při používání webu. Kdo se registruje nebo objednává, potřebuje vedle toho počítat i s údaji poskytnutými při těchto krocích a s údaji získanými při vyřizování objednávky.

Základní pojmy a role při zpracování údajů

Osobním údajem je jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. To platí i při návštěvě stránky Automaty. Při zpracování osobních údajů se rozlišují základní role podle zákona č. 101/2002 Sb. a GDPR. Následující části tyto role srozumitelně vysvětlují. Porozumění těmto pojmům pomáhá při uplatňování práv subjektu údajů.

Rozdíl mezi správcem a zpracovatelem údajů

Při používání webu Svět hub určuje provozovatel jako správce, proč se osobní údaje zpracovávají a jakými prostředky. Rozhoduje tedy o účelu zpracování a odpovídá za to, jak jsou údaje při provozu platformy chráněny. Samotný technický přístup k údajům ještě neznamená, že další subjekt rozhoduje o jejich použití.

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce na základě smlouvy a podle jeho pokynů. Může jít například o externího poskytovatele technické správy webu, pokud se na provozu podílí a ke své práci potřebuje přístup k údajům. V takovém případě zajišťuje svěřenou činnost, ale sám neurčuje, k jakému účelu bude provozovatel údaje používat. Označení zpracovatel se proto odvíjí od jeho skutečné role, nikoli jen od toho, že jde o externí firmu.

Rozdělení rolí je vidět na běžném požadavku zaslaném přes web. Provozovatel rozhoduje, které osobní údaje potřebuje k jeho vyřízení a jak s požadavkem naloží. Pokud mu s doručením zprávy nebo provozem systému pomáhá externí služba, může v rozsahu této činnosti vystupovat jako zpracovatel. Stejně tak při správě uživatelského účtu může technický dodavatel zajišťovat chod systému, zatímco účel zpracování údajů pro účet určuje provozovatel. Jde o příklady rozdělení rolí, nikoli o potvrzení, že Svět hub využívá konkrétního dodavatele.

Předání osobních údajů zpracovateli nepřesouvá odpovědnost správce za účel zpracování ani za ochranu údajů na tohoto partnera. Které externí služby se na zpracování skutečně podílejí, nelze určit jen z jejich možné technické úlohy.

Práva subjektu údajů a jak je uplatnit

O přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování lze požádat provozovatele písemně či elektronicky. Stejnou cestou lze odvolat dříve udělený souhlas. V žádosti je dobré uvést, čeho se týká, aby ji provozovatel mohl vyřídit.

1. Při žádosti o přístup je vhodné napsat, že jde o osobní údaje vedené k uživatelskému účtu nebo k odběru novinek. Pokud mají být některé údaje opraveny, je potřeba označit nepřesný údaj a uvést správné znění. Provozovatel tak pozná, jakou změnu subjekt údajů požaduje.
2. Při žádosti o výmaz je vhodné určit, kterých osobních údajů se týká. Lze také požádat o omezení zpracování, například pokud subjekt údajů napadá správnost vedených údajů. Podání žádosti samo o sobě ještě neznamená, že všechny údaje budou vymazány; její vyřízení závisí na okolnostech zpracování.
3. Souhlas se zpracováním lze podle zásad ochrany osobních údajů odvolat kdykoliv písemně na adresu sídla provozovatele nebo elektronicky na jeho e-mail uvedený v zásadách. Ve zprávě má být zřejmé, který souhlas se odvolává, například souhlas související se zasíláním novinek. Smazání historie prohlížeče tuto zprávu provozovateli nenahradí.
4. Žádost je třeba odeslat na kontaktní údaj provozovatele uvedený v zásadách, nikoli ji ponechat jen jako změnu v prohlížeči. Provozovatel musí na žádost reagovat v souladu s platnou legislativou. Konkrétní kontaktní adresu je proto vhodné převzít přímo ze zásad, aby se podání dostalo na správné místo.

Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracovávané údaje se dělí na údaje nezbytné k plnění smlouvy a údaje technického charakteru. Požadované osobní údaje se omezují na to, co je potřeba pro smlouvu nebo fungování webu. Následující části rozvádějí identifikační a kontaktní údaje i technické a provozní údaje související s návštěvou webu.

Identifikační a kontaktní údaje

Při registraci, objednávce nebo komunikaci s provozovatelem uživatel poskytuje údaje, podle nichž lze přiřadit účet či objednávku ke konkrétní osobě a v případě potřeby ji kontaktovat. Rozsah vyplňovaných údajů závisí na tom, o jaký formulář jde. Pro uzavření a splnění smluvního vztahu je potřeba uvést přesné údaje požadované pro vyřízení konkrétní objednávky.

• Jméno a příjmení jsou identifikační údaje uživatele. Umožňují určit, komu patří registrace nebo objednávka a s kým provozovatel v dané věci komunikuje.
• Doručovací či fakturační adresa patří mezi kontaktní údaje. Doručovací adresa je potřebná tam, kde má být objednávka doručena; fakturační adresa se uvádí pro účely objednávky, pokud ji formulář vyžaduje.
• E-mailová adresa slouží jako kontakt při komunikaci související s účtem nebo objednávkou. Je proto potřeba vyplnit adresu, na které lze zprávy skutečně přijímat.
• Telefonní číslo je dalším kontaktním údajem, který může sloužit ke spojení s uživatelem v souvislosti s objednávkou.

Zásady ochrany osobních údajů Svět hub výslovně řadí adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo mezi kontaktní údaje, které provozovatel zpracovává. U jména a příjmení jde o identifikaci uživatele; kontaktní údaje umožňují navázat na jeho registraci, objednávku nebo zprávu. Údaje poskytnuté při komunikaci se tak mohou týkat stejné objednávky, pro kterou uživatel vyplnil formulář.

Před odesláním objednávky má smysl zkontrolovat zejména jméno, adresu a dostupnost uvedeného e-mailu či telefonu. Neúplné nebo smyšlené kontaktní údaje mohou znemožnit řádné vyřízení objednávky a její doručení. Přesné údaje jsou proto nezbytným předpokladem, aby bylo možné smluvní vztah uzavřít a splnit.

Technické a provozní údaje při návštěvě webu

Už samotné otevření stránky vytváří technické údaje, i když návštěvník není přihlášený a nic nevyplňuje. Prohlížeč odesílá požadavky serveru a předává mu údaje potřebné k zobrazení obsahu. Část těchto údajů se může objevit v provozních záznamech, další souvisejí s nastavením prohlížeče nebo se soubory cookies.

• Provozní záznamy mohou obsahovat například IP adresu, čas požadavku a adresu načítané stránky. Pomáhají rozpoznat chyby při načítání a neobvyklý provoz.
• Nastavení prohlížeče může zahrnovat jazyk, typ prohlížeče nebo parametry zařízení, podle nichž se stránka zobrazí v odpovídající podobě.
• Soubory cookies mohou uchovávat informace mezi jednotlivými návštěvami. Jejich použití závisí na účelu konkrétního souboru cookies.

U těchto údajů záleží na tom, k čemu se používají. Nezbytné technické prvky fungují automaticky, aby se stránka načetla a web zůstal stabilní a zabezpečený; k jejich použití není třeba souhlas. Analytické a marketingové soubory cookies se naproti tomu používají pouze po udělení souhlasu. Stejný rozdíl je třeba zachovat i u dalších nástrojů, které sledují návštěvnost nebo aktivitu na stránce. Samotný provozní záznam nutný k obsluze požadavku proto nelze zaměňovat s cíleným marketingovým profilováním.

Při kontrole souborů cookies v prohlížeči je možné zjistit, co stránka ukládá do zařízení. Samotný název souboru cookies však nemusí vysvětlit jeho účel. Ten je potřeba posoudit podle informací uvedených u nastavení souhlasu nebo v popisu používání souborů cookies na webu.

Pro jaké účely osobní údaje používáme

Podle zásad ochrany osobních údajů se osobní údaje používají k vyřízení objednávky a plnění práv a povinností ze smluvního vztahu. Zasílání newsletterů je marketingovým účelem, pokud k němu uživatel udělil souhlas. Následující části rozvádějí jednotlivé účely a důvody zpracování.

Poskytování služeb a správa uživatelského účtu

Při vyřizování objednávky provozovatel používá identifikační a kontaktní osobní údaje, které potřebuje k poskytnutí objednané služby. Jméno a příjmení pomáhají přiřadit objednávku ke konkrétnímu uživateli, adresa slouží k doručení, pokud je součástí objednávky, a e-mail umožňuje předat informace potřebné k jejímu vyřízení. Telefon může sloužit k domluvě, pokud je nutné upřesnit údaje k objednávce. Jaké údaje jsou potřeba, tak závisí i na tom, co uživatel objednává a jak má být služba poskytnuta.

U registrovaného uživatele se identifikační a kontaktní údaje používají také ke správě uživatelského účtu. Díky nim lze účet spojit s jeho uživatelem a vyřizovat úkony, které se účtu týkají. Stejný údaj může mít v rámci služby více souvisejících použití: e-mail může být kontaktem k objednávce i k účtu. To samo o sobě neznamená, že se používá také k zasílání novinek.

Právním základem tohoto zpracování je plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi uživatelem a provozovatelem. Provozovatel tyto údaje potřebuje, aby mohl objednávku vyřídit a spravovat účet v rozsahu souvisejícím s poskytovanou službou. Ke zpracování osobních údajů pro tento účel se proto nevyžaduje zvláštní souhlas se zasíláním marketingových sdělení.

Odvolání souhlasu s newsletterem se týká zasílání newsletteru. Samo o sobě neruší zpracování osobních údajů, které jsou stále potřebné k vyřízení probíhající objednávky nebo ke správě uživatelského účtu. Rozhodující je účel, pro který se konkrétní údaj používá: stejná e-mailová adresa může být potřebná pro zprávu o objednávce, i když už nemá sloužit k zasílání novinek.

Bezpečnost platformy a plnění zákonných povinností

Technické a provozní údaje mohou sloužit k rozpoznání neobvyklé aktivity, ochraně uživatelských účtů a prevenci podvodů. Pokud platforma zaznamenává údaje o přihlášení nebo chybách, lze z nich například posoudit, zda se někdo pokoušel získat přístup k cizímu účtu. Stejné záznamy mohou pomoci při prověřování bezpečnostního incidentu nebo řešení sporu. To, které údaje se pro tyto účely skutečně používají, závisí na fungování platformy a nastavení jejího zabezpečení.

Vedle ochrany platformy může být zpracování osobních údajů nutné k plnění povinností, které provozovateli ukládají právní předpisy. U dokladů souvisejících s objednávkou tak může povinnost uchování trvat i poté, co uživatel přestane službu využívat. Požadavek na okamžité smazání celé historie objednávek proto nemusí znamenat, že lze smazat také doklady, které musí provozovatel dále uchovávat. Záleží na tom, o jaký záznam jde a zda se na něj konkrétní povinnost vztahuje.

Při plnění zákonných povinností se vedle GDPR uplatní i další příslušné právní předpisy. GDPR současně vyžaduje, aby správce dokázal účel zpracování odůvodnit a osobní údaje neuchovával déle, než je pro daný účel nutné. Povinnost uchovat určitý doklad tedy sama o sobě neznamená důvod ponechat si bez omezení všechny související technické záznamy. Při posuzování žádosti o výmaz je třeba rozlišit údaje potřebné k ochraně platformy, údaje nezbytné pro řešení případného sporu a doklady, jejichž uchování vyžadují právní předpisy. Rozsah a dobu uchování určuje konkrétní účel a příslušná povinnost, nikoli samotná skutečnost, že údaje vznikly při používání služby.

Komunikace s uživateli a zasílání novinek

E-mail a telefon používáme k přímé komunikaci s uživateli, zejména když odpovídáme na jejich dotazy nebo je informujeme o stavu objednávky. Zpráva týkající se konkrétní objednávky může přijít i uživateli, který se k odběru novinek nepřihlásil. Její účel souvisí s vyřízením objednávky, nikoli se zasíláním newsletteru. Stejně tak odpověď na dotaz vychází z předchozí komunikace s uživatelem.

Newslettery slouží k zasílání novinek a představují samostatný marketingový účel. Zasíláme je výhradně na základě předchozího souhlasu uživatele, pokud jej udělil. Poskytnutí e-mailové adresy při objednávce nebo v dotazu samo o sobě neznamená souhlas s odběrem novinek. Uživatel tak může dostat informaci o své objednávce, aniž by mu na stejnou adresu chodila marketingová sdělení. Rozdíl mezi těmito zprávami spočívá v tom, proč kontakt používáme.

Souhlas se zasíláním novinek lze kdykoliv odvolat písemně nebo elektronicky na kontaktech provozovatele. Kontaktní údaje jsou uvedeny v části věnované identifikaci provozovatele. V žádosti stačí jasně uvést, že se týká odběru novinek, aby bylo zřejmé, jaké komunikace se odvolání souhlasu týká. Odvolání se vztahuje na marketingová sdělení; nemění důvod, proč může přijít odpověď na dotaz nebo zpráva o stavu objednávky.

Pokud dorazí e-mail, který uživatel nečekal, pomůže nejprve rozlišit, zda reaguje na jeho dotaz, týká se objednávky, nebo obsahuje novinky. Provozní sdělení nemusí znamenat přihlášení k newsletteru. Jestliže jde o novinky a uživatel je již nechce dostávat, může souhlas odvolat uvedeným způsobem.